Aktuelles aus der Lohnverrechnung

Änderung der Lohnkontenverordnung ab 2026

Neuer detaillierter Jahreslohnzettel (L 16) – Erweiterte Ausweispflichten ab 1.1.2026

Die Finanzverwaltung hat einen neuen, detaillierteren Jahreslohnzettel (Formular L 16) entworfen, der für Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2026 anzuwenden ist.

Im Zuge dieser Änderung wurden durch BGBl II 2025/337 zusätzliche Informationen aufgenommen, die künftig verpflichtend sowohl im Lohnkonto als auch im Jahreslohnzettel (L 16) auszuweisen sind. Ziel ist eine stärkere Transparenz und Nachvollziehbarkeit, insbesondere bei Sachbezügen sowie steuerfreien Zulagen.

Ab dem Kalenderjahr 2026 sind am L 16 folgende Informationen zusätzlich auszuweisen:

• Arbeitslohn getrennt nach Geld- und Sachbezügen
  Der gezahlte Arbeitslohn ist künftig nicht mehr nur als Gesamtsumme, sondern verpflichtend getrennt nach Geld- und Sachbezügen zu melden. Dies erfordert eine saubere und laufende Zuordnung sämtlicher Sachbezüge (z. B. Firmen-KFZ, Essensbons etc.) in der Lohnverrechnung.

• Firmen-KFZ: Anschaffungskosten & Sachbezugsprozentsatz
  Bei arbeitgebereigenen KFZ mit Privatnutzung sind künftig verpflichtend auszuweisen:
  Anschaffungskosten des KFZ der zur Anwendung kommende Sachbezugsprozentsatz gemäß § 4 Sachbezugswerteverordnung Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Anschaffungskosten eindeutig dokumentiert und der Sachbezug korrekt angewendet wird (z. B. 2 % bzw. 1,5 %).

• Ladeeinrichtungen (Wallbox): Anschaffungskosten & Finanzierung
  Auch die Kosten von Ladeeinrichtungen sind künftig verpflichtend auszuweisen und zwar:
  
  - die Kosten der Anschaffung einer Ladeeinrichtung durch den Arbeitnehmer gemäß § 4c Abs. 1 Z 3 Sachbezugswerteverordnung (wie bislang)
  - sowie neu: die Kosten für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung durch den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer
  
  Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer- und Arbeitgeberfinanzierung wird ab 2026 besonders relevant. Für eine korrekte Abrechnung sollten Rechnungen, Vereinbarungen und allfällige Zuschüsse klar dokumentiert werden.

• Essensbons
  Künftig sind auch gewährte Essensbons verpflichtend auszuweisen, insbesondere:
  
  - Essensbons gemäß § 3 Abs. 1 Z 17 lit. b EStG
  
  Betroffen sind sowohl klassische Essensmarken als auch elektronische Systeme. Eine laufende Dokumentation über Zeitraum und Umfang der Gewährung wird empfohlen.

• Steuerfreie Bezüge gem. § 68 Abs. 1 und 2 EStG
  Neu verpflichtend auszuweisen sind steuerfreie Bezüge gemäß:
  
  - § 68 Abs. 1 und 2 EStG, insbesondere SEG-, SFN-Zulagen und steuerfreie Überstundenzuschläge
  
  Gerade diese Zulagen stehen regelmäßig im Fokus von GPLB-Prüfungen. Arbeitgeber:innen sollten daher sicherstellen, dass sowohl die arbeitszeitlichen Grundlagen als auch die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit prüfungssicher dokumentiert sind.

Empfehlung: Frühzeitige Vorbereitung ab 2026
Damit die L 16-Meldung für das Kalenderjahr 2026 korrekt erstellt werden kann, empfehlen wir, die notwendigen Informationen bereits ab Jahresbeginn 2026 vollständig zu erfassen. Insbesondere bei folgenden Themen ist eine lückenlose Dokumentation wesentlich:

• Firmenfahrzeuge (Anschaffungskosten, korrekter Sachbezug)
• Ladeeinrichtungen/Wallboxen (Finanzierung, Rechnungen, Zuordnung)
• steuerfreie Zulagen nach § 68 EStG (Nachweise, Zeiten, Voraussetzungen)
• Essensbons (Gewährung, Umfang, Abrechnung)
• Eine nachträgliche Rekonstruktion am Jahresende ist erfahrungsgemäß mit erheblichem Aufwand verbunden und erhöht das Fehlerrisiko.

Steuerfreiheit für Überstundenzuschläge und Feiertagsarbeitsentgelt

Mit Wirkung ab 01.01.2026 sind im Einkommensteuergesetz Änderungen vorgesehen, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu einer steuerlichen Entlastung führen können. Betroffen sind insbesondere Überstundenzuschläge sowie das Feiertagsarbeitsentgelt.

Steuerfreie Überstundenzuschläge ab 2026 (§ 68 Abs. 2 EStG): Ab 2026 sollen Überstundenzuschläge wieder in einem definierten Ausmaß steuerfrei behandelt werden.

Die Steuerfreiheit gilt für:

• bis zu 15 Überstunden pro Monat
• mit einem maximal steuerfreien Betrag von € 170,00 pro Monat

Damit die Steuerfreiheit korrekt angewendet werden kann, ist eine ordnungsgemäße Abrechnung der Überstunden erforderlich. Maßgeblich sind insbesondere die Anzahl der Überstunden, die Zuschlagshöhe sowie die korrekte lohnartenmäßige Erfassung. Die gesetzlichen Höchstgrenzen sind zu beachten.

Feiertagsarbeitsentgelt ab 01.01.2026 wieder steuerfrei (§ 68 Abs. 1 EStG): Ab 01.01.2026 soll das Feiertagsarbeitsentgelt wieder im Rahmen des § 68 Abs. 1 EStG steuerfrei behandelt werden.

Die Steuerfreiheit setzt eine ordnungsgemäße arbeitszeitliche Dokumentation sowie eine korrekte lohnverrechnungstechnische Abbildung voraus.

Empfehlung für Arbeitgeber:innen:
Wir empfehlen, bestehende Lohnarten (Überstunden und Feiertagsentgelt) rechtzeitig zu überprüfen und die Abrechnungssysteme auf die Änderungen ab 2026 vorzubereiten. Eine klare und vollständige Arbeitszeitdokumentation bleibt dabei wesentlich.

Autor:

Dr. Wolfgang Köppl

Partner | Steuerberater
Zertifizierter Umgründungsberater
BNP Wirtschaftstreuhand und Steuerberatungsgesellschaft m.b.H.