Unternehmen zwischen Homeoffice und Büro
Wie Sie Heimarbeit optimal nutzen und reibungslos umsteigen
Die vergangenen Wochen haben unser aller Leben gehörig durcheinandergewirbelt. Auch unser Blick aufs Büro hat sich dabei verändert. Wer seine Arbeit mit Computer, Internet und Telefon schafft, hat das von zu Hause aus erledigt. Doch dabei braucht es zwischen UnternehmerInnen und ArbeitnehmerInnen klare Rahmenbedingungen. Denn zu Hause zu arbeiten heißt, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen. Die Situation war für viele neu und ungewohnt.
Die fünf wesentlichen Vorteile von Homeoffice für beide Seiten
- Homeoffice bedeutet für ArbeitnehmerInnen keine langen Arbeitswege mehr. Keine Staus, Öffi-Verspätungen oder andere Vorkommnisse. Dadurch beginnt der Arbeitstag deutlich entspannter und am Ende des Tages bleibt mehr Freizeit.
- Der wegfallende Arbeitsweg spart außerdem Kosten: Ein eigenes Auto ist nicht gerade günstig. Unter Umständen können ArbeitnehmerInnen auch das Bus- oder Bahnticket einsparen, wenn sie von Daheim aus arbeiten.
- Oft findet man Zuhause ein ruhigeres Arbeitsumfeld vor – gerade in Großraumbüros herrscht oft ein gewaltiger Lärmpegel. Konzentriertes Arbeiten wird durch die Heimarbeit in vielen Fällen also einfacher.
- Als ArbeitgeberIn bieten Sie ihren Angestellten durch Homeoffice einen zusätzlichen Anreiz, der auch bei der Suche nach neuen MitarbeiterInnen einen Bonus darstellen kann.
- Außerdem müssen Sie als ArbeitgeberIn keinen Arbeitsplatz für MitarbeiterInnen einrichten, da diese ja von zu Hause aus arbeiten.
Tipps zur optimalen Zusammenarbeit von Führungskräften und MitarbeiterInnen
Das Beratungsunternehmen Deloitte rät folgende Punkte zu beachten:
- Vertrauen statt Kontrolle fördert Eigenverantwortung und Motivation.
- Authentische Führungskultur vermittelt, dass Freizeit respektiert wird.
- Wenn Sie sich als Führungskraft bestmöglich an vereinbarte Dienstzeiten halten, vermeiden Sie zusätzliche Ängste um den Arbeitsplatz, besonders in Krisenzeiten.
- Berufstätige Eltern brauchen aufgrund von Home-Schooling Rücksichtnahme. Ermöglichen Sie asynchrones Arbeiten, auch wenn es eine Herausforderung für alle ist.
- Geben Sie Raum für Kommunikation: MitarbeiterInnen sollen ihren Führungskräften sagen können, was sie brauchen, um gut und eigenständig zu arbeiten.
- Ab und zu eine sogenannte Befindlichkeitsrunde abzuhalten, führt zu einem produktiven Austausch und Gemeinschaftsgefühl in Krisenzeiten.
Muss man im Homeoffice eigentlich ständig erreichbar sein?
Ständige Erreichbarkeit ist ein Thema, das seit 20 Jahren im Rahmen der Diskussion um Work-Life-Balance besteht. Der Siegeszug des Mobiltelefons bzw. Smartphones und die jetzigen Herausforderungen haben die Situation verschärft.
- Die Unternehmen sollten ihre Erwartungen an Erreichbarkeit und zu erledigende Aufgaben im Homeoffice klar an die MitarbeiterInnen kommunizieren. Generelle Spielregeln sollten laut Deloitte formuliert werden, die anschließend von den Abteilungen und Teams auf die konkreten Bedürfnisse der MitarbeiterInnen angepasst werden.
- Homeoffice bedeutet nicht, rund um die Uhr verfügbar zu sein oder arbeiten zu müssen. Es braucht hier klare Vereinbarungen zwischen ArbeitnehmerInnen und Arbeitgeber.
- Zudem sollten den KundInnen die neuen Arbeitsmodalitäten kommuniziert und für Klarheit hinsichtlich Erreichbarkeit, Verfügbarkeit und etwaigen Einschränkungen bei Services gesorgt werden.
Auch AK Präsidentin Renate Anderl sagt dazu: „Es braucht klare Arbeitszeitregelungen. Beginn, Ende und Pausen müssen genau so definiert werden, als wären die Beschäftigten im Büro. Homeoffice kann nicht andauernde Erreichbarkeit bedeuten.“ Denn ein wesentliches Ergebnis einer Umfrage im Auftrag der Arbeiterkammer betrifft auch die Arbeitszeit: Im Homeoffice wird länger gearbeitet als die vorgesehene wöchentliche Normalarbeitszeit. Denn bis zu 40 Stunden in der Woche arbeiteten vor der Krise 71 Prozent der Befragten, im Homeoffice waren es bereits 78 Prozent. Dagegen nahm die Anzahl derer, die vorher bis zu 35 Stunden arbeiteten von 26 auf 20 Prozent ab. Mehr Infos dazu finden Sie auf der Webseite der Arbeiterkammer
Zehn Tipps für einen sicheren Umgang mit Daten
Beim Arbeiten von zu Hause aus steht ganz besonders der Schutz der Vertraulichkeit personenbezogener Daten im Vordergrund. Je sensibler und schützenswerter personenbezogene Daten sind, desto stärker und zuverlässiger sind sie abzusichern. Die Wirtschaftskammer Österreich, Wolfgang Hödl (Landessprecher der Experts Group IT Security), hat zusammengestellt, worauf Sie Ihre MitarbeiterInnen ganz gezielt hinweisen sollten:
- Datenträger sollten grundsätzlich persönlich oder durch vertrauenswürdige Dienste transportiert werden. Erfolgt der Transport mittels USB-Stick, ist eine Verschlüsselung nötig.
- Es sollten ausschließlich die von Ihnen bereitgestellte oder genehmigte Hard- und Software genutzt werden. Vermieden werden soll die Umleitung beruflicher e-Mails auf private Postfächer.
- Die von Ihnen zur Verfügung gestellte IT-Infrastruktur darf nicht privat genutzt werden (z.B. für Hausaufgaben der Kinder).
- Der Computer sollte gesperrt werden, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird.
- Betriebliche Geräte sollten nur mit sicheren WLAN-Verbindungen genutzt werden.
- Die MitarbeiterInnen sollten grundsätzlich in den Verzeichnissen von Servern oder zentralen IT-Systemen speichern. Bei lokaler Speicherung muss auf die Verschlüsselung geachtet werden, wenn mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird.
- Unterlagen mit personenbezogenen Daten sollten nicht offen herumliegen sondern in abschließbaren Räumen oder Schränken verstaut werden.
- Vertrauliche Telefonate sollten in geschlossenen Räumen geführt werden.
- Nicht mehr benötigte Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen fachgerecht entsorgt werden (zumindest in kleine Stücke zerrissen).
- Es sollte sofort eine Meldung an den/die Datenschutzbeauftragte/n oder den/die ArbeitgeberIn erfolgen, sobald Datenschutzverletzungen vorliegen könnten.
Welche Infrastruktur wird benötigt?
Ohne geeignete technische Infrastruktur kein Homeoffice. Als ArbeitgeberIn haben Sie die richtigen Voraussetzungen zu schaffen – seien es Anschaffungen von Devices (Handy, Laptop) oder die Einrichtung einer geeigneten Server-Struktur, um den Zugriff von Außen zu ermöglichen. Lassen Sie sich von IT-ExpertInnen beraten, um die für Sie passende Lösung zu finden. Bedenken Sie Datensicherheit & Datenschutz und überlegen Sie Sicherheitsrichtlinien, -maßnahmen und Nofallpläne. Eine stabile, leistungsfähige Internetverbindung ist für viele Tätigkeiten, aber auch für Videokonferenzen nötig.
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Webkonferenzen sind DAS Tool der „neuen“ Arbeitswelt
Webkonferenzen verbinden Menschen. Ob tausende Kilometer oder nur ein Stockwerk weit entfernt – Videokonferenzen sind das fehlende Bindeglied zwischen Gegenübersitzen und Hinreisen. Sie haben sich in den vergangenen Wochen zu DEM Tool des neuen Arbeitens entwickelt und damit dazu beigetragen, sich „nicht aus den Augen zu verlieren“, standortunabhängig zusammenzuarbeiten und schnellere Entscheidungen treffen zu können. Mittlerweile zoomen, skypen und Cloud-computern viele von uns, als hätten wir nie etwas anderes gemacht. Diese Meeting-Form könnte daher zur „neuen Normalität“ werden.
Quellen:
https://www.arbeiterkammer.at/homeoffice
Dieser Artikel wurde am 16.06.2020 erstellt.
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