Zeitgemäße Unternehmens-IT

Welche digitalen Lösungen es jetzt braucht

Die Auswirkungen der Krise waren und sind überall zu spüren. Die Unternehmens-IT bildet dabei keine Ausnahme. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre MitarbeiterInnen produktiv und sicher arbeiten können, und das unabhängig von Ort und Zeit. Für die IT-Abteilung bedeutet das eine große Herausforderung. Denn dafür ist es nötig, die IT-Infrastruktur, Applikationen und Endgeräte perfekt aufeinander abzustimmen. Es geht dabei nicht nur um neue Tools und Workflows, sondern immer mehr auch um den Austausch und die Speicherung von Daten und Systemen. Voraussetzung ist eine gemeinsame funktionale Datenbasis, auf die alle beteiligten MitarbeiterInnen im Unternehmen zugreifen können. Diese kann als Speicherplatz, für Anwendungen und Services (z.B. ERP - Enterprise Resource Planning), zur Erhöhung der Rechenleistung und vielem mehr verwendet werden.

Mittlerweile gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten, Systeme und Daten abzuspeichern und allen Beteiligten zugänglich zu machen. Nachfolgend werden diese mit ihren Vor- und Nachteilen aufgezeigt.

Cloud Lösungen – Software as a Service

Eine Cloud Lösung ist normalerweise eine sogenannte „Software as a Service“-Lösung. Das bedeutet, die Software wird als Service inklusive der dafür benötigten Infrastruktur angeboten. Sie läuft auf externen Servern des Cloud Anbieters und kann von allen Berechtigten und von jedem beliebigen Ort aus verwendet werden. Es wird kein unternehmensseitiges Rechenzentrum, keine spezielle Hardware und auch keine eigene IT-Abteilung benötigt. Dadurch ist das Unternehmen auch nicht für Updates, Wartung, Ausfälle, Datensicherheit, etc. verantwortlich. Das spart viel Arbeit und somit auch Kosten.

Christian Santeler, Manager Mobility Solutions, CANCOM:

„Durch die Corona-Pandemie hat sich die Digitalisierung des Arbeitsplatzes beschleunigt.

Diese Entwicklung wird in den nächsten fünf Jahren zusätzlich an Fahrt aufnehmen. Auch werden Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nicht mehr umhinkommen, eine Cloud-Strategie zu entwickeln und praktisch anzuwenden. Hierbei können sich MitarbeiterInnen über den Browser in eine virtuelle Arbeitsumgebung einloggen – egal, ob sie vom Firmenlaptop arbeiten, ihren privaten Rechner nutzen oder unterwegs vom Smartphone Daten abrufen wollen. Der Zugriff ist weltweit und zu jeder Zeit möglich.“

Public-, Private- oder Hybrid Cloud?

• Public Cloud
  Die Public Cloud ist ein nicht individualisiertes Angebot eines Dienstleisters, das jedem zur Verfügung steht. Hier wird auf einem vorhandenen Cloud Server ein Bereich für Ihre Firma eingerichtet. Die verwendete Hardware und Software wird mit vielen anderen Nutzern geteilt. Der Vorteil daran: Die Public Cloud ist meist die billigste Lösung, da keine Anschaffungskosten für Hardware anfallen und Sie die Wartung und den Betrieb der IT-Ressourcen nicht intern erledigen müssen. Zusätzlich wird meist die aktuellste Software verwendet und das Sicherheitslevel ist hoch. Heutige Public Clouds sind außerdem relativ ausfallssicher, und wenn mehr Speicherplatz benötigt wird, kann dieser meist ganz einfach beim externen Dienstleister dazu gebucht werden. Der Nachteil daran: Es gibt keine persönliche Betreuung.
   
• Private Cloud
  Eine Private Cloud ist eine ausgelagerte IT-Infrastruktur, die einen eigenen Bereich nur für Ihr Unternehmen umfasst. Ein seriöser Anbieter von Private Cloud-Lösungen erhebt den exakten Bedarf Ihres Unternehmens und Ihrer IT vorab und richtet Ihren Cloud Server genau Ihren Anforderungen entsprechend ein. Ihr Unternehmen ist dem Anbieter von Anfang an bekannt und Support sowie laufende Betreuung lassen sich dementsprechend persönlich, flexibel und effizient gestalten. Wo Ihre Daten landen und welchen Datenschutzgesetzen Ihr Private Cloud Server unterliegt, lässt sich genau nachvollziehen.
  Ein Nachteil der Private Cloud: Da Sie sich hier selbst um Updates, Sicherheit, Backups etc. kümmern müssen, steigt Ihr Aufwand, die Umgebung zu administrieren.

• Hybrid Cloud
  Bei der Hybrid Cloud werden die Vorteile von Public- und Private Cloud vereint. Hier befinden sich Daten des Unternehmens sowohl in einer privaten, als auch in einer öffentlichen Cloud. Mithilfe von Technologien werden die unterschiedlichen Cloud Ressourcen miteinander verbunden. Die AnwenderInnen merken dabei keinen Unterschied. Somit wird viel Flexibilität zu vergleichsweise niedrigen Kosten möglich. Außerdem ist dadurch auch die notwendige Datensicherheit gegeben, da bestimmte Systeme und Dienste, wie bei einer Private Cloud, nur intern genutzt werden können.

One Device Strategie

Anstatt MitarbeiterInnen mit verschiedenen Endgeräten für die tägliche Arbeit auszustatten – wie Notebook, Tablet oder Smartphone – bekommen sie deutlich weniger Devices bereitgestellt. Dies kann im Extremfall ein einziges Device sein. Ziel ist es, die Anzahl an Geräten, die beruflich im Einsatz sind, signifikant zu reduzieren.

Damit die One Device Strategie zum Erfolg führt, müssen Unternehmen die oben genannte cloudbasierte, virtuelle Arbeitsplatzumgebung verwenden. Sie ermöglicht einen sicheren Remote-Zugriff auf alle relevanten Applikationen und Daten. Welches Endgerät die MitarbeiterInnen im Berufsalltag verwenden, spielt dann keine Rolle mehr. Auf diese Weise lässt sich eine hohe Produktivität Ihrer MitarbeiterInnen sicherstellen.

Davon profitiert auch die IT-Abteilung. Mit Software aus dem Bereich Mobile Device Management (kurz: MDM) haben IT-AdministratorInnen die Möglichkeit, mobile Endgeräte zentral zu verwalten. Auf diese Weise erhalten sie mehr Transparenz, Kontrolle und Sicherheit über die im Berufsalltag eingesetzten mobilen Geräte. Sowohl Hardware als auch Inhalte und Applikationen lassen sich zentral überprüfen und gegebenenfalls sperren oder der Zugriff auf diese verweigern.

Bedarfsorientierte Software

Ist jede/r ArbeitnehmerIn mit der Hardware ausgestattet, kommen die richtigen Programme ins Spiel. Zusätzlich zu den aus dem Büro bekannten Programmen, wird man beispielswiese noch passende Software für Videokonferenzen brauchen, um Meetings und Besprechungen auch im Homeoffice online abhalten zu können.

Remote Desktop

Ein Remote Desktop ermöglicht den Zugriff auf die Arbeitsoberfläche eines räumlich entfernten Computers. Somit können beispielsweise technische Probleme schnell von Experten gelöst werden, auch wenn diese nicht vor Ort sind. Ein Remote Desktop Zugriff sollte aus Sicherheitsgründen nur in Verbindung mit einer VPN (Virtual Private Network)-Verbindung realisiert werden. Beim Aufbau der Verbindung ist eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung empfehlenswert.

Datensicherheit

Der Schutz von personenbezogenen Daten ist natürlich auch im Homeoffice ein wichtiges Thema.

Hier einige Tipps:

• MitarbeiterInnen sollten ausschließlich vom Arbeitgeber/von der Arbeitgeberin genehmigte Hardware und Software verwenden.
• Die zur Verfügung gestellten Geräte dürfen nicht privat genutzt werden – eine klare Trennung ist wichtig.
• Geschäftliche E-Mails dürfen nicht an ein privates Postfach umgeleitet werden.
• Firmenlaptop nur mit sicheren WLAN Verbindungen verwenden.
• Den Computer immer sperren, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird – auch Zuhause.
• Beim Austausch von Daten mit dem Unternehmensnetzwerk auf die richtige Verschlüsselung achten. Optimal ist eine VPN-Verbindung (wenn möglich mit Zwei-Faktoren-Authentifizierung).
• Bei Fernzugriffen (Remote Desktop) dokumentieren und eruieren, wer bereits eine Verbindung hat und genau prüfen, bevor eine neue Berechtigung vergeben wird. Wenn MitarbeiterInnen das Unternehmen verlassen, nicht vergessen auch den Remote-Zugriff zu deaktivieren!
• Arbeitsbezogene Daten dürfen nicht auf einem privaten Gerät oder USB-Stick abgespeichert werden. Die lokale Speicherung von Daten sollte wenn möglich generell unterlassen werden. Besser ist es, alle Daten in einem zentralen IT-System/Unternehmenslaufwerk zu speichern.

Device as a Service

Die Beschaffung von Hardware inklusive Software und der damit verbundene Support bindet wichtige Ressourcen, die oftmals besser in andere wertschöpfende Tätigkeiten fließen. Das Device as a Service-Konzept (DaaS) ist ein Komplettpaket bestehend aus Hardware, Software und Services, von dem vor allem Start-Ups und KMUs profitieren, die keine großen IT-Abteilungen haben.

Quellen:

www.cancom.at

Dieser Artikel wurde am 27. Oktober 2021 erstellt.

Fotoquelle: Shutterstock

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